Leaders Can Help Employees Reduce Their Risk for Mental Fatigue

For the past few months, many employees have been running on adrenaline. With all the change and disruption, it’s been a challenging time. Now, the movement towards slow re-opening of provinces and businesses has the potential to cause more strain.

For many employees, COVID-19 has increased the number of meetings, check-ins and after-hour requests for action. This extra demand, on top of dealing with all the challenges that come with taking care of children, supporting family members, and learning a new way to live and work has been taxing for many.

French version: Les dirigeants peuvent aider leurs employés à réduire le risque de fatigue mentale

Mental fatigue results from pushing our brains for an extended time. When we push ourselves this way, the brain begins to buckle under the weight of working too many hours, making too many decisions, satisifying too many demands, and dealing with too many disruptions. This prolonged cognitive load^[1] can result in an employee feeling overwhelmed.

Some common signs often associated with mental fatigue:

• Physical fatigue
• Insomnia
• Weight gain or loss
• Impatience
• Headaches
• Upset stomach
• Difficulty concentrating
• Body aches
• Increased risk for illness, such as flu

What leaders can do to help employees avoid mental fatigue:

• Remove assumptions -Many employees are working at all hours of the day, and most days of the week. This schedule can result in employees sending and receiving emails at any time of the night and weekend. Without clarity of expectations, some may believe they’re expected to respond even outside core hours. Leaders can help by clarifying expectations and modelling healthy behaviours. The more specific and clear the directions, the better.
• Eliminate meeting madness - It’s important to meet and share. However, leaders should be observant of how many hours employees spend in meetings and whether all the meetings are valuable and necessary. Meeting madness occurs when employees are required to be in so many meetings that they don’t have time during core hours to do their assigned work.
• Promote and model health and well-being - There’s research^[2] that demonstrates the value of physical exercise to mental fitness. Openly discuss and share the benefits of adopting a daily physical health plan to get the body going and to give the mind a break. Taking a walk or doing some exercise over the lunch period and then having a healthy lunch can help the brain re-charge. Also discuss with employees the importance of prioritizing sleep during a crisis. Encourage shutting down early, resting and getting a good night’s sleep every night. Over the long term, this will result in greater sustainability and less risk for employees to experience mental fatigue.
• Encourage micro breaks - Encourage employees who have been making extra effort to take micro breaks, like starting work a few hours later every Wednesday or logging off work at lunch time on Friday. This will give them an opportunity to unplug, re-charge and rest from the demands of work outside of their normal days off.
• Monitor capacity load - Be mindful of the demand on employees, how many projects they have, and how many hours they’re spending on them. Avoid the urge to focus just on the outcome of what’s getting done; be aware of the process and effort that it takes. Check in with employees about their workload and help them set realistic goals.
• Promote boundary-setting - Give employees permission to set boundaries and to say no to requests with an explanation as to why they’re saying no, or what would need to happen for them to feel okay about saying yes.

It’s important that leaders and managers watch for signs of mental fatigue. In addition to affecting a person’s mental health and view of their workplace experience, it increases their risk of making cognitive errors or even causing accidents. It is also a pre-cursor to burn-out - a much more severe condition that is equally preventable when the right measures are in place.

Les dirigeants peuvent aider leurs employés à réduire le risque de fatigue mentale

Par Bill Howatt, Ph. D., et Louise Bradley

Au cours des derniers mois, de nombreux employés ont eu à carburer à l’adrénaline. En raison des changements et perturbations, ce fut une période éprouvante. À l’heure actuelle, nous nous dirigeons vers une réouverture lente des provinces et des entreprises, et l’évolution de la situation pourrait causer d’autres tensions.

Pour plusieurs employés, la COVID-19 s’est traduite par un nombre accru de réunions, mises au point et demandes d’action en dehors des heures normales de travail. Cette exigence supplémentaire, ajoutée aux défis liés à la nécessité de prendre soin des enfants, de soutenir des membres de la famille et d’apprendre une nouvelle façon de vivre et de travailler, a été très pesante pour plusieurs.

La fatigue mentale est souvent causée par des efforts intellectuels soutenus, sur une période prolongée. Lorsque nous repoussons nos limites à ce point, le cerveau commence à fléchir sous le poids de trop nombreuses heures de travail, à prendre trop de décisions, à répondre à trop de demandes et à faire face à trop de changements. Cette charge cognitive prolongée^[1] peut engendrer chez l’employé le sentiment d’être submergé.

Voici quelques symptômes courants souvent associés à la fatigue mentale:

• Fatigue physique
• Insomnie
• Perte ou gain de poids
• Impatience
• Maux de tête
• Troubles gastriques
• Difficulté à se concentrer
• Courbatures
• Risque accru de maladies, comme la grippe

Les dirigeants peuvent aider les employés à éviter la fatigue mentale en prenant les actions suivantes:

• Éliminer les suppositions - Bon nombre d’employés travaillent n’importe quelle heure de la journée et presque tous les jours de la semaine. Ce type d’horaire peut mener les employés à envoyer et recevoir des courriels à tout moment de la nuit et de la fin de semaine. En l’absence d’attentes claires, certains croiront qu’ils sont censés répondre aux demandes, même en dehors des heures normales. Les dirigeants peuvent aider en clarifiant les attentes et en modélisant des comportements sains. Tous bénéficieront de directives précises et claires.
• Mettre fin à la frénésie des réunions - il est important d’avoir l’occasion de se réunir et d’échanger. Cependant, les dirigeants doivent être attentifs au nombre d’heures que les employés passent en réunion et se questionner à savoir si l’ensemble des réunions imposées est utile et nécessaire. La frénésie des réunions se produit lorsque les employés sont tenus d’assister à tellement de réunions qu’ils n’ont pas le temps pendant les heures normales de travail d’effectuer leurs tâches.
• Promouvoir et adopter des comportements sains et de bien-être - La recherche^[2] témoigne des avantages de l’exercice physique pour être en bonne santé mentale. Abordez le sujet ouvertement et communiquez les avantages liés à l’adoption d’un plan de santé physique quotidien visant à stimuler le corps et à reposer l’esprit. Aller se balader ou faire de l’exercice pendant la pause du midi, puis manger un repas sain sont des comportements qui peuvent contribuer à recharger les batteries au niveau mental. Discutez également avec les employés de l’importance de placer le sommeil en priorité lorsqu’ils traversent une crise. Encouragez-les à cesser de travailler tôt, à se reposer et à bien dormir chaque nuit. À long terme, ces petits gestes se traduiront par une meilleure durabilité et une diminution des risques que les employés souffrent de fatigue mentale.
• Encourager les mini-pauses - Invitez les employés qui ont travaillé d’arrache-pied à s’accorder de courtes pauses; cela pourrait se traduire par une journée de travail qui débute quelques heures plus tard tous les mercredis ou se déconnecter du poste de travail à midi tous les vendredis. Ces moments de répit leur donneront l’occasion de décrocher, de se ressourcer et de récupérer des exigences imposées par le travail effectué en dehors des jours ouvrables.
• Surveiller la charge et la capacité de chacun - Soyez attentif à la demande imposée aux employés, au nombre de projets qui leur est assigné et aux heures qu’ils y consacrent. Résistez à la tentation de vous concentrer uniquement sur les résultats; demeurez conscient du processus et des efforts nécessaires. Renseignez-vous auprès des employés quant à leur charge de travail et aidez-les à définir des objectifs réalistes.
• Rappeler de fixer des limites - Donnez aux employés la permission de fixer des limites et de refuser des demandes, en expliquant leurs raisons ou en suggérant des moyens qui leur permettraient d’accepter la demande dans un contexte où ils sont à l’aise.

Il est important que les dirigeants et les gestionnaires surveillent les signes de fatigue mentale. En plus de compromettre la santé mentale des gens et d’altérer leur perception du milieu de travail, cette fatigue augmente les risques de commettre des erreurs de raisonnement ou pire, de provoquer des accidents. Il s’agit aussi d’un signe précurseur d’épuisement professionnel - une condition beaucoup plus grave qui peut également être évitée lorsque des mesures adéquates sont mises en place.

¹ https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC3113724/
² https://bjsm.bmj.com/content/48/12/973

Get to know the authors – Dr. Bill Howatt and Louise Bradley

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